Etika Menggunakan E-Mail Yang Baik dan Benar

E-mail (Electronic Mail) merupakan salah satu fasilitas tertua dalam penggunaan internet. E-mail berasal dari kata Electronic mail. E-mail atau surat elektronik adalah suatu cara untuk mengirimkan pesan dalam format data elektronik dari suatu komputer ke komputer lainnya. Pesan yang terdapat pada e-mail dibuat dengan pengolah kata yang menghasilkan menghasilkan suatu dokumen dan kemudian dikirimkan secara elektronik dengan menggunakan komputer.
Penggunaan e-mail memungkinkan data terkirim secara elektronik sehingga sampai ditujuan dengan sangat cepat. Anda dapat mengirimkan file berupa program, gambar, grafik, dan file lainnya. E-mail juga dapat digunakan untuk mengirimkan surat kepada keluarga di luar negeri. Dalam bidang bisnis, e-mail sudah digunakan untuk melakukan kesepakatan bisnis atau mengirimkan dokumen penting.
E-mail dapat digunakan untuk memberikan info singkat yang jelas, untuk meminta petunjuk dari atasan ataupun memberikan perintah tugas sederhana kepada staf lain Jangan gunakan e-mail untuk informasi yang kompleks ataupun masalah yang membutuhkan pemecahan dari beberapa orang. Dalam hal ini e-mail bukanlah alat terbaik dalam proses pengambilan keputusan yang cepat.
E-mail dapat membantu dalam banyak hal. Tapi penggunaan e-mail tanpa etiket yang benar dapat berakibat fatal dalam beberapa kasus. Beberapa petunjuk singkat kiat-kiat ber "e-mail" yang baik:

• Jangan gunakan e-mail untuk hal-hal yang bersifat sangat pribadi atau subyektif karena kemungkinan kesalah-pahaman dapat sangat terjadi.
• Jangan gunakan e-mail bila hal ini akan mengurangi kesempatan Anda bertatap-muka dengan seseorang E-mail tidak akan pernah dapat menggantikan manfaat yang lebih besar dari komunikasi tatap-muka.
• E-mail dapat digunakan sebagai salah satu variasi dalam memberikan motivasi kerja ke rekan lain berupa pujian, ucapan terima-kasih, dan sebagainya.
• Sebelum mengirimkan suatu pesan e-mail, pertimbangkanlah apakah pesan tersebut layak atau pantas diterima oleh si penerima. Isi e-mail tertentu dapat membuat si penerima salah paham dan menimbulkan rasa marah. Bila Anda menerima e-mail seperti itu, segeralah jawab kepada si pengirim untuk tidak mengirimkannya e-mail sejenis itu lagi.
• Abaikan segala jenis e-mail yang bersifat "surat berantai" atau HOAX (ancaman yang tidak benar mengenai virus komputer). Hal ini hanya akan membuang waktu dan menurunkan produktifitas kerja Anda.
• Segeralah jawab e-mail yang membutuhkan jawaban Anda. Bila Anda belum mempunyai jawabannya, kirimkanlah pesan bahwa Anda akan menjawabnya pada waktu atau tanggal tertentu.
• Sediakan waktu khusus (misalnya setiap pagi, siang dan sore @ 1/2 jam) untuk memeriksa e-mail anda agar produktifitas kerja Anda terjaga.
• Sesuaikan bahasa e-mail Anda dengan kepada siapa saja e-mail itu Anda tujukan. Ingatlah bahwa dengan e-mail Anda dapat berkomunikasi langsung dengan berbagai pihak atau posisi dalam suatu perusahaan.
• Hati-hatilah, e-mail dapat menjadi alat penyebar virus yang cepat bila terlampir program-program komputer yang tidak ter"scan" dengan baik.


Sumber : http://marcel2303.multiply.com/journal/item/16/Kode_Etik_Email_.htm